Onze volgende stap in de ontwikkeling van medewerkers

Onze volgende stap in de ontwikkeling van medewerkers

  •  7 januari 2021

De Nieuwe Zaak helpt constant bij de volgende stap in de ontwikkeling van klanten en medewerkers. Om deze ambitie kracht bij te zetten, is er een uitgebreide methode van Evalueren & Waarderen opgezet voor de ontwikkeling van medewerkers. Deze methode is er volledig op gericht om de groei van medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen. Er is een aantal kernprincipes waarop de methode is gebaseerd, die maken dat deze methode de volgende stap in de ontwikkeling van medewerkers mogelijk maakt.

Positief en pragmatisch proces

Binnen veel organisaties gaat er veel energie verloren in het proces rondom de ontwikkeling van medewerkers. Iedereen kent de verhalen van slechte feedback, het lange terugblikken en de administratieve last die wordt ervaren bij het geven van uitgebreide feedback aan collega’s.

Daarnaast zijn medewerkers vaak gespannen rondom gesprekken die over hun prestaties worden gevoerd. Deze spanning is deels ingegeven door de formulering; het beoordelings- en functioneringsgesprek hebben een negatieve lading (gekregen). In plaats daarvan is er gekozen voor termen als ‘Evalueren’, ‘Waarderen’ en een ‘Doelengesprek’. Ook wordt de kans op verrassingen verkleind door vier keer per jaar een gesprek te voeren met de medewerker, in plaats van één of twee keer.

Het Evalueren & Waarderen-proces is bedoeld om de kans op verrassingen zo klein mogelijk te maken bij een Waarderingsgesprek. Ook is er in de doorontwikkeling speciaal gelet op de administratieve druk die het proces van feedback geven met zich meebrengt. Hiertoe is het aantal vragen teruggebracht en is het proces zoveel mogelijk versimpeld. Dit heeft geresulteerd in een positief en pragmatisch proces van prestaties in kaart brengen.

Kernwaardenmatrix; specifiek gedrag inzichtelijk

Om als medewerker de volgende stap te kunnen zetten in je ontwikkeling, moet je weten wat de organisatie van je verwacht. Bij De Nieuwe Zaak staat dat in de kernwaardenmatrix gedetailleerd beschreven. De matrix beschrijft 8 kernwaardengebieden op de verticale as en 8 niveaus voor functies op de horizontale as. De horizontale niveaus ontwikkelen van individueel naar organisatiebreed gedrag. Er zijn in totaal 4 functiegroepen die verschillende niveaus kunnen beslaan en geplot zijn op het gedrag in de matrix. Zo krijgen alle medewerkers met 1 kernwaardenmatrix een goed beeld van welk gedrag er wordt verwacht in hun specifieke functie en niveau. De kernwaardenmatrix is exclusief gemaakt voor De Nieuwe Zaak en past daardoor perfect bij onze werkprocessen en cultuur.

Voorbeeld: Alex is E-mailmarketing Specialist bij De Nieuwe Zaak. De functie E-mailmarketing Specialist valt in de functiegroep Marketing Specialist en is ingedeeld in niveau 3, 4, 5 en 6. Alex bevindt zich op dit moment in niveau 3. In dit niveau staat beschreven welk gedrag er als E-mailmarketing Specialist meer collectief dan individueel van hem verwacht wordt bij De Nieuwe Zaak.

 

Kernwaardenmatrix De Nieuwe Zaak

Kernwaardenmatrix; inzichtelijk groeipad van medewerkers

Door het gebruik van de kernwaardenmatrix weten medewerkers goed wat hun groeipad is binnen het huidige niveau. Er staat daarnaast duidelijk beschreven wat er nodig is om naar het volgende niveau door te groeien.

Als een medewerker het gewenste gedrag in zijn eigen functieniveau vertoont en daarbij ook het gedrag op het volgende niveau structureel vertoont, kan deze medewerker in aanmerking komen voor doorgroei naar het volgende niveau. Van medewerkers wordt verwacht dat ze het gedrag in hun eigen niveau laten zien. Het gedrag dat een medewerker vertoont, wordt op basis van 360 graden feedback uitgevraagd.

360 graden feedback geautomatiseerd met Impraise

Een belangrijke voorwaarde voor de ontwikkeling van medewerkers is kwalitatieve feedback uit verschillende bronnen. Om goed in kaart te brengen hoe individuele medewerkers presteren, wordt aan verschillende collega’s feedback uitgevraagd. Dit wordt aangevuld door feedback van de direct leidinggevende om een compleet beeld van het presteren samen te stellen.
De feedback wordt uitgevraagd en verzameld met Impraise. Deze tool maakt het mogelijk centraal feedback uit te vragen aan medewerkers over collega’s. Vervolgens wordt de feedback van collega’s automatisch verzameld in een persoonlijk rapport dat wordt gebruikt voor het Evalueren & Waarderen.

Het Impraise systeem stelt vragen over het gedrag dat uitgebreid beschreven staat in de kernwaardenmatrix. In de antwoorden staat beschreven of de gereviewde medewerker het gewenste gedrag Nooit, Soms, Vaak of Altijd vertoont. Daarnaast wordt er om voorbeelden van het gereviewde gedrag gevraagd om te onderbouwen waarom de reviewer Nooit, Soms, Vaak of Altijd heeft gekozen. Zo ontstaat een serie van goed onderbouwde meningen die samen voor een afgewogen oordeel over het gedrag zorgen.

Voorbeeld: E-mailmarketing Specialist Alex bevindt zich in niveau 3 van de kernwaardenmatrix. Dit niveau is uitgevraagd aan een aantal van zijn collega’s. Heleen (SEO Consultant) Erwin en Bas (E-mailmarketing Consultants) hebben aan Alex feedback gegeven. Uit de 360 graden feedback en het gesprek met zijn teamcaptain Linda blijkt dat hij het gedrag in niveau 3 vaak of altijd vertoont. Alex functioneert dus volgens verwachting. Om een stap in zijn ontwikkeling te maken, onderzoekt Alex welk gedrag er van hem verwacht wordt in niveau 4. Vertoont hij structureel het gewenste gedrag in niveau 4, dan zou hij hier naar kunnen doorgroeien.

Korte evaluatiecyclus voor minder verrassingen

Een voorwaarde voor een goede begeleiding van de ontwikkeling van medewerkers is regelmatige evaluatie. Het verschilt per organisatie of er wordt geëvalueerd en hoe regelmatig dit wordt gedaan. De traditionele evaluatiecyclus die veel organisaties hanteren bestaat uit twee momenten per jaar. Deze cyclus bestaat uit een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek.
Bij ons systeem van Evalueren en Waarderen hebben we vier keer per jaar een gesprek over je ontwikkeling:

  1. Doelengesprek
    Aan het begin van de cyclus. Hoe staat het met de doelen opgesteld in het vorige Evaluatie & Waarderingsgesprek? Eventueel worden de doelen vernieuwd of aangevuld.
  2. Evaluatiegesprek
    Op de helft van de cyclus. Een gesprek over de stand van je ontwikkeling en de staat van de gestelde doelen. Als input voor deze evaluatie wordt gebruik gemaakt van de feedback over het gedrag uit de kernwaardenmatrix.
  3. Doelengesprek
    Doelen worden besproken en eventueel vernieuwd of aangevuld.
  4. Evaluatie & Waarderingsgesprek
    Een gesprek over de ontwikkeling van de medewerker over de gehele cyclus. Als input voor deze evaluatie wordt gebruik gemaakt van de feedback over het gedrag uit de kernwaardenmatrix. Bij dit evaluatiemoment is er naast ruimte voor waardering voor het gedrag, de groei en de prestaties ook een gesprek over salarisverhoging. Ook worden er nieuwe doelen opgesteld.

Naast de vastgestelde cyclus worden medewerkers aangespoord zoveel mogelijk ‘on the job’ feedback te geven. Via een integratie met chatprogramma Slack wordt inzichtelijk gemaakt als een medewerker een Impraise-compliment heeft ontvangen. Deze tussentijdse feedback wordt opgeslagen door het systeem en kan dus onderdeel worden gemaakt van de Evaluatie en Waardering momenten.

Voorbeeld: Alex wil een volgende stap maken in zijn ontwikkeling. Op basis van de gedragingen uit de kernwaardenmatrix stelt Alex een aantal doelen op. In het doelengesprek in maart evalueert Alex zijn doelen met zijn teamcaptain Linda. Tussentijds heeft hij ‘on the job’ feedback gevraagd en ontvangen over deze doelen. In juni vindt het Evaluatiegesprek plaats, een aantal collega’s hebben Alex feedback gegeven over niveau 3. Ook is dit keer niveau 4 uitgevraagd om te kijken in hoeverre Alex het gedrag in dit niveau vertoond. In het Evaluatiegesprek worden opnieuw doelen opgesteld en Alex gaat weer lekker aan de slag.

In september wordt er in het doelengesprek nogmaals naar de doelen gekeken en het een en ander wordt weer bijgeschaafd. In december voert Alex samen met zijn teamcaptain Linda het Evaluatie & Waarderingsgesprek. Voor de tweede keer dit jaar wordt er 360 graden feedback uitgevraagd. Alex heeft zichtbare stappen gezet en vertoont naast het gedrag in niveau 3 ook gedrag uit niveau 4. Het grootste gedeelte van de gedragingen uit niveau 4 vertoont hij soms, met deze gedragingen kan Alex opnieuw aan de slag door middel van doelen in het volgende jaar. Het Evaluatie & Waarderingsgesprek leidt bij Alex ook tot een salarisverhoging.

Op een gegeven moment vertoont Alex een groot gedeelte van het gedrag uit niveau 4 vaak of altijd, hij functioneert dus boven zijn niveau (3) en dus boven verwachting. Is het boven verwachting functioneren structureel, dan kan Alex doorgroeien naar niveau 4.

Groei krijgt de aandacht die het verdient

Met behulp van de Evalueren & Waarderen methode geven we de groei en prestaties van medewerkers de aandacht die het verdient. Dit is op HR gebied voor De Nieuwe Zaak de volgende stap in de ontwikkeling van medewerkers, teams, De Nieuwe Zaak en haar klanten.

Wil jij ook constant bezig zijn met de volgende stap in je ontwikkeling? We zijn op zoek naar een aantal collega’s! Kijk op werkenbijdenieuwezaak.nl voor alle vacatures.

Auteur

Anouk is HR adviseur bij De Nieuwe Zaak.
Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze 2-wekelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van het laatste commerce nieuws!

© 2021 De Nieuwe Zaak